Tim Cook, Bill Gates và những CEO bậc nhất xử lý email như thế nào?

0
157

Email là một trong những dụng cụ bàn thảo làm việc chính tại các nước vững mạnh. Ở nước ta, việc sử dụng email trong công tác cũng đã trở nên hoạt động hằng ngày của đa số tổ chức trong rộng rãi lĩnh vực.

Nhưng lúc bạn nhận được khoảng 150 email công việc hằng ngày, inbox của bạn mau chóng trở thành một trong các nguyên cớ chính làm cho bạn bít tất tay, mỏi mệt. Sự bít tất tay ấy còn tăng lên gấp bội đối mang những người đứng đầu của 1 tổ chức hoặc công ty.

Vậy khiến sao những người bận rộn kiểm soát được “quái vật” inbox của họ? Chúng ta hãy tậu hiểu phương pháp mà các Tim Cook, Bill Gates kiểm soát vấn đề này và tậu ra 1 cách xử lý email ăn nhập có chính mình:

Tim Cook, CEO của Apple, đọc hồ hết hơn 700 email hằng ngày

Tim Cook

Ông dậy khi 3g45 để khởi đầu 1 ngày mới tiện lợi hơn, nhất là sở hữu email. Ông cho biết hằng ngày thường nhận được từ 700 đến 800 email, “và tôi đọc hồ hết số ấy… mỗi ngày. Tôi mắc bệnh tham công tiếc việc”.

Ivanka Trump đi tìm “máy sản xuất email”

Ivanka Trump

“Cũng giống như các điều khác trong cuộc sống, bạn phải kiểm soát inbox của mình, trường hợp ko nó sẽ kiểm soát bạn”, người kế nhiệm mai sau Trump Organization và lãnh đạo của nhãn hiệu cá tính Ivanka Trump viết trên tờ Fortune.

1 cách thức cô tiêu dùng để kiểm soát email là “giải quyết tận gốc vấn đề”: định kỳ rà soát inbox để tậu những người thường xuyên gửi email cho cô, đặc thù có các người thường gửi “email dài, phổ biến nội dung mà thực ra bắt buộc được bàn bạc trực tiếp hơn là qua email”, và xếp đặt lịch hứa hẹn hằng tuần mang họ để giải quyết các vấn đề vướng mắc.

Dần dần, các người này chỉ mang thể email cho Trump khi với 1 vấn đề gì nguy cấp.

“Tôi phát hiện ra rằng một nhóm nhỏ các “máy sinh sản email” như vậy góp phần tương đối lớn trong sự quá vận chuyển email của mình”, cô kể.

Jeff Weiner, CEO của LinkedIn gửi ít email để nhận về ít email hơn

Jeff Weiner

Theo Weiner, quy tắc vàng trong quản lý email là: ví như bạn muốn nhận được ít email hơn, hãy gửi ít email hơn.

Anh viết trên LinkedIn rằng mình nhận ra quy tắc này lúc còn khiến cho ở tổ chức trước đây, sau khi hai đồng nghiệp thích-trao-đổi-email rời đơn vị, inbox của anh đã giảm gần 30% số lượng.

“Hóa ra, ko chỉ email đến mới khiến cho inbox của tôi đầy tràn, chính những email phản hồi của tôi và những người tôi thêm vào danh sách nhận mail, rồi họ trả lời…. và cứ thế số lượng email nhân lên”, Weiner viết.

Anh tiếp tục: “Sau lúc nhận ra được các gì đang diễn ra, tôi quyết định tiến hành một thí nghiệm: tôi sẽ ko viết email trừ khi thật sự khôn cùng cấp thiết. Kết quả: số lượng email giảm đáng nói và inbox trở nên dễ kiểm soát hơn đa dạng. Từ ấy, tôi đã cố gắng để giữ vững lề luật này”.

Tony Hsieh, CEO của Zappos thuê một đội “ninja” toàn thời kì để giải quyết

Tony Hsieh

Trong một bài viết ấn tượng trên Quora về thói quen sử dụng email của các CEO, Michael Chen, một nhà báo đã từng phỏng vấn Hsieh, viết rằng vị CEO của Zappos với một hàng ngũ bốn tới năm viên chức giải quyết email toàn thời kì.

“Tên gọi đùa trong văn phòng dành cho đội này là ninja email”, Chen kể.

Katia Beauchamp, nhà đồng sáng lập Birchbox, đề nghị nhân viên ghi rõ thời hạn giải đáp email

Katia Beauchamp

Người sáng lập và CEO của Birchbox đề cập có tờ báo điện tử Lifehacker rằng cô vô cùng cương quyết đề nghị tất cả người trong tổ chức cần chỉ rõ thời hạn họ buộc phải nhận phản hồi trong toàn bộ toàn bộ email họ gửi đi. Đó là một trong các bí quyết cô tùng tiệm thời kì hữu hiệu nhất.

“Bí quyết này giúp cho việc sắp đặt trật tự ưu tiên chóng vánh hơn vô cùng rộng rãi”, cô nhắc.

Jonathan M. Tisch, nhà quản lý tại Loews không bao giờ khởi đầu email với từ “Tôi”

Jonathan M. Tisch

“Sếp của tôi đã từng nói sở hữu tôi rằng lúc viết 1 bức thư – và trong thời đại bây giờ là email – đừng bao giờ khởi đầu 1 đoạn với từ “Tôi”, bởi vì điều đó ngay tức thì gửi đi một thông điệp rằng anh nghĩ mình quan trọng hơn người mình đang giao dịch” – Tisch kể có Adam Bryant (New York Times).

Ông nhắc rằng lúc bạn cần suy nghĩ về việc khiến cho bí quyết nào bắt đầu một câu mà không nói bản thân và các điều mình muốn trước nhất, điều ấy sẽ giúp bạn trở nên một người giao dịch thấp hơn và cân kể cẩn thận hơn các vấn đề mình muốn giải quyết.

Bill Gates, nhà đồng sáng lập Microsoft cảm thấy sở hữu phúc lúc giờ đây ông với quá ít email để mà bao tay

Bill Gates

Gates cho biết hiện tại ông chỉ nhận được từ 40 tới 50 email mỗi ngày.

“Bởi vậy tôi trả lời một số, rồi làm tiếp một ít nữa vào buổi tối. Chỉ nên tôi nhớ quay lại giải đáp hết những email nào chưa trả lời là ổn”, ông đề cập.

Jeff Bezos, CEO của Amazon chuyển tiếp các email quan yếu mang chỉ một ký tự

Jeff Bezos

Khi 1 khách hàng gửi email cho Bezos để ca cẩm về 1 vấn đề gì đấy ảnh hưởng đến Amazon, mà điều này họ có thể khiến cho cực kỳ dễ dàng, Bezos thường chuyển tiếp email đó cho người đảm đương tác động, và chỉ thêm 1 ký tự “?”.

“Lúc viên chức Amazon nhận được một dấu chấm hỏi từ email của Bezos, họ phản ứng như thể họ vừa phát hiện 1 quả bom đang hứa giờ vậy”, tờ Businessweek viết.

“Họ thường với khoảng vài tiếng đồng hồ để giải quyết vụ việc mà vị CEO vừa đưa vào tầm ngắm và chuẩn bị 1 bài giải trình cặn kẽ vì sao sự cố đó xảy ra, để trình cho cấp trên của họ đánh giá trước khi giải đáp cho Bezos”.

Arianna Huffington, người đồng sáng lập tờ Huffington Post ứng dụng “3 Ko” trong email

Arianna Huffington

Bà Huffington sở hữu ba lề luật đơn thuần cho email:

  1. Không đọc hoặc trả lời email nửa tiếng trước lúc đi ngủ
  2. Ko đọc email ngay khi vừa ngủ dậy
  3. Không đọc email lúc bà đang ở bên cạnh những con

“Lần cuối cùng mẹ tôi nổi giận mang tôi trước khi bà mất là lúc bà thấy tôi đang vừa trò chuyện có các con mình vừa đọc email”, Huffington viết trong cuốn sách Vươn lên của mình. “Kết nối nông cạn với cả thế giới có thể ngăn cản chúng ta kết nối sâu nhan sắc sở hữu các người gần gũi ta nhất – và ngay cả với chính bản thân mình”.

Tim Armstrong, CEO của AOL cố gắng ko gửi quá nhiều email vào sáng sớm

Tim Armstrong

Cựu quản lý tại Google đề cập có tờ Guardian rằng anh ko ngủ đa dạng. Anh thức dậy vào khoảng 5g hoặc 5g15 hằng ngày để tập thể dục, đọc và dành thời gian cho con gái giữa của mình, vì cô bé cũng là người dậy sớm.

Nhưng anh cho biết anh cố gắng không đụng đến email cho đến 7g sáng.

Chad Dickerson, CEO của Etsy mang 1 hệ thống để ghi nhớ các mối quan hệ

Chad Dickerson

Vị CEO của Etsy nhắc mang tờ Fast Company rằng bất cứ trang bị gì cũng nên một hệ thống để quản lý.

Thí dụ, mỗi lúc gặp một người mới, ông lưu thông báo giao thông của họ cùng sở hữu những ghi chép về thời khắc họ gặp mặt và các điều họ đã trao đổi. Có bí quyết này, mỗi lúc ông gửi email cho 1 người nào ấy mới gặp, ông có thể nói lại cuộc gặp của họ trước khi tiếp tục các vấn đề khác.

Kara Goldin, nhà sáng lập và CEO của Hint Water dậy sớm để kiểm tra email

Kara Goldin

Goldin xem thời gian buổi sáng sớm là một phần quan yếu trong ngày khiến việc và dành trọn những giờ trước nhất của một ngày cho việc kiểm tra email và xếp đặt lịch làm việc.

Cô nói cô mở email ngay lúc ngủ dậy lúc 5g30 sáng vì “việc này giúp tôi biết rõ mình nên làm cho gì trong suốt 12 tiếng còn lại của ngày và những gì tôi buộc phải buộc phải ưu tiên khi tôi tới văn phòng”.

Ryan Holmes, nhà sáng lập và CEO của Hootsuite tuyên bố “phá sản” email

Ryan Holmes

Khi bị quá chuyển vận trầm trọng mang inbox của mình, Holes tuyên bố “vỡ nợ email” và xóa hết đa số hầu hết trang bị trong inbox để “làm lại từ đầu”.

Anh kể rằng điều này chỉ phải làm 1 lần trong vài năm, và người thực hiện cần thêm một chiếc giảng giải vào phần chữ ký của mình sau lúc xóa tất cả những email chưa đọc. Với thể là 1 đoạn ngắn như thế này: “Vô cùng xin lỗi nến tôi chưa giải đáp email trước của bạn. Để trở nên người giao du phải chăng hơn, tôi đã khai báo vỡ nợ email của mình”, anh chia sẻ.

Eric Schmidt, chủ tịch của Alphabet (trước đây là Google)

Eric Schmidt

Trong cuốn sách Google khiến cho việc ra sao của mình, cựu CEO của Google viết: “Hầu hết các người nhiều năm kinh nghiệm nhất – và bận rộn nhất – phản hồi email cực kỳ chóng vánh, ko chỉ với một vài người mà với mọi đa số người”.

Ngay cả lúc câu trả lời chỉ là “Đã hiểu”, Schmidt cho rằng phản hồi chóng vánh tạo ra một môi trường giao dịch năng động và 1 văn hóa hăng hái.

Randi Zuckerberg, nhà sáng lập Zuckerberg Media “bấm nút tạm thời dừng” email

Randi Zuckerberg

Zuckerberg trả lời Marie Claire rằng cô với hai nguyên tắc quan trọng trong quản lý email:

  1. Đợi chí ít 20 phút sau khi ngủ dậy rồi mới khởi đầu đọc email.
  2. Hoãn lại việc gửi email lúc đang cảm thấy quá xúc động.

“Bạn sẽ thở phào nhẹ nhàng rằng mình đã không gửi một email trong khi đang quá xúc động ngay sau lúc độc giả lại những gì mình đã viết”, cô kể.

Lars Dalgaard, nhà quản lý từ doanh nghiệp đầu tư mạo hiểm Andreessen Horowitz, ko cho phép nhân viên phàn nàn qua email

Lars Dalgaard

Trong 1 phỏng vấn mang tờ New York Times, Dalgaard đề cập rằng giả dụ 1 viên chức gửi email cho ông ca cẩm về một đồng nghiệp, ông thêm người đang bị kêu ca vào trong email trả lời và viết “Hi, Kim, mang vẻ như Carl đang sở hữu vài vấn đề anh đó muốn luận bàn sở hữu cô. Tôi cực kỳ muốn hai bạn gặp nhau và giải quyết xong vấn đề”.

Dalgaard chia sẻ phương pháp này truyền tải 1 thông điệp rằng họp mặt và giải quyết những vấn đề mâu thuẫn là cực kỳ quan trọng trong môi trường khiến việc giữa các đồng nghiệp.

“Lúc bạn nhìn vào mắt ai đấy, bạn sẽ chẳng thể cư xử quá tục tĩu. Bạn bắt buộc nghĩ suy để hành động tối ưu”, ông giải thích. Ông cho rằng lúc việc đàm luận trực tiếp trở thành lề thói trong cuộc sống, nó trở thành phần thú vị nhất. “Trong thực tiễn, tôi chủ động mua những cơ hội như vậy, vì đấy là nơi tôi với thể đóng góp nhiều nhất. Giả dụ bạn mang thể khiến cho cho những người hủ lậu trong doanh nghiệp nói chuyện được với nhau, lúc ấy bạn đã mang được sức tác động lớn đến đơn vị của mình”.

Tom Patterson, CEO của Tommy John chặn email những ngày làm cho việc trong tuần

Tom Patterson

Theo Betty Liu, Patterson cài đặt giải đáp email tự động miêu tả rằng anh sẽ không thể kiểm tra email các ngày trong tuần, mang lời nhắn: “Ngày nay, tôi chỉ có thể kiểm tra email trước 9g sáng và sau 5g chiều, do đấy việc giải đáp email sẽ mang thể chậm. Giả dụ sở hữu việc gấp xin mời bạn gọi điện hoặc nhắn tin cho tôi”.

Patterson giải thích rằng cách này đã giúp anh “tập hợp phổ biến hơn vào những hoạt động marketing và chiến lược, cho phép tôi hội tụ phải chăng hơn và khiến việc hiệu quả hơn. Bí quyết này cũng buộc tôi bắt buộc trao quyền cho những người khác để phản hồi chóng vánh hơn”.

Jason Dooris, CEO của Atomic 212 ko bao giờ gửi email cho nhân viên của mình, và không cho phép viên chức của mình gửi email cho nhau

Jason Dooris

“Chúng tôi cắt bỏ hoàn toàn email nội bộ”, Dooris chia sẻ mang tờ Business Insider.

Dooris đã thấy mệt mỏi với việc mọi người lạm dụng email như phương tiện giao thiệp chính với những đồng nghiệp. “Trong một môi trường văn phòng, tôi ko thấy đích thực cần thiết để gửi email cho 1 đồng nghiệp trong lúc họ chỉ phương pháp bạn có vài bước, và bạn hoàn toàn với thể nói chuyện mau chóng có họ để giải quyết công tác”, anh nói.

Thay cho email, Dooris và nhân viên của mình tiêu dùng Wunderlist để kiểm soát những đầu mục công việc, Dropbox để san sẻ các tập tin và chuyện trò trực tiếp cho hầu hết tất cả hoạt động khác. Ngoại lệ độc nhất vô nhị có thể được dùng email là những thư mời sự kiện.

Minh Anh / Business Insider
* Nguồn: Doanh Nhân Cuối Tuần


http://www.brandsvietnam.com/12168-Tim-Cook-Bill-Gates-va-cac-CEO-hang-dau-xu-ly-email-nhu-the-nao

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here